Consigli e spunti per affrontare un colloquio online su Skype, Zoom, Teams o Meet.

Affrontare un colloquio online è, di questi tempi, molto frequente. Ecco i consigli che dovresti seguire per prepararti al meglio e superare il tuo colloquio con successo. 

Potrà sembrare una banalità, ma gestire al meglio un colloquio online, via Skype o tramite dei tool di videoconferenza come Google Hangout Meet o Zoom, è un tassello importante nel processo di selezione per un posto di lavoro. E anzi, può fare la differenza tra il superamento dei vari step e il “le faremo sapere”.

Durante l’emergenza coronavirus, in Italia l’utilizzo di sistemi digitali per il recruiting ha subito un’impennata drastica. Solo Randstad ha portato a termine in questo modo 5200 interviste online, e assunto esclusivamente tramite colloqui virtuali. Questo vuol dire che la modalità di colloquio via conference call è ormai parte integrante della modalità di recruiting e che sottovalutare l’appuntamento virtuale con il selezionatore o il responsabile HR dell’azienda a cui abbiamo inviato il nostro curriculum è un errore che può costare l’eliminazione dalla selezione.

Noi di joinrs ci proponiamo da anni di facilitare l'incontro digitale fra studenti universitari e aziende, e nel seguire il processo di digitalizzazione del recruiting, ci siamo fatti un'idea chiara di come gestire al meglio un colloquio online.

Se state leggendo questo articolo, quindi, è perché volete consigli pratici e non solo opinioni su come sfruttare al meglio la tecnologia per sostenere con successo un’intervista di lavoro. Nell’articolo troverete:

1. Le basi di un colloquio online, a cominciare dalle condizioni che precedono l’intervista;

2. I tool e gli strumenti tecnologici

3. Le dritte da seguire durante il colloquio online

Colloqui online: le basi 

Ma quali sono i trucchi per gestire al meglio un colloquio online? Partiamo dalle basi.

1. Non perdere il filo - Se abbiamo inviato più candidature a diverse aziende, quelle che ci ricontatteranno per una prima intervista andranno segnato in un elenco o agenda. Questo per evitare figuracce in stile: ho ricevuto una telefonata dall’azienda X, ma non mi ricordavo più né per quale posizione fosse, né che tipo di business curasse;

2. Check preventivo - Una volta ottenuto il colloquio, l’azienda invierà le istruzioni via mail per poi accedere alla video-call online. In genere è un link ed è bene non fare l’errore di leggere le istruzioni pochi minuti prima dell’appuntamento. Potrebbero infatti servire dei minuti di preparazione, ad esempio per accedere con dei codici a delle conference room - è facile che le multinazionali non si appoggino ad esempio a strumenti open o esterni come Skype, ma abbiano un proprio sistema di video-chiamata ed è utile prenderci dimestichezza per evitare intoppi;

3. Familiarità - Può invece capitare che sia l’azienda a chiedervi che tipo di strumento preferite per il colloquio. A questo punto dovete sceglierne uno con cui avete già dimestichezza o che sapete non essere troppo complicato o incompatibile con i vostri device o il vostro livello di conoscenza digitale.

4. Nickname - Se la modalità scelta è quella con strumenti in stile Skype, assicuratevi di fornire per tempo il vostro giusto contatto/nickname perché i recruiter possano inserirvi nella scaletta dei colloqui. In questo senso, se avete un nickname strambo o poco professionale modificatelo prima del processo di selezione, ad esempio usando semplicemente la vostra e-mail o un sobrio nome e cognome seguito da data di nascita.

I tool e gli strumenti tecnologici

Sul mercato esistono moltissimi strumenti di videochiamata, ma tutti hanno alcuni elementi comuni. Vediamoli insieme.

Hardware e device

Skype o Google Meeting sono software che girano sui vostri personali dispositivi. Prima di un colloquio è bene decidere se si voglia attivare la videochiamata dal proprio smartphone o dal proprio pc. In genere è molto meglio una postazione fissa, quindi la scelta migliore ricadrebbe sul PC. Se, invece, lo si può sostenere solo tramite cellulare o tablet, è utile procurarsi un supporto che tenga fermi i dispositivi, altrimenti il rischio è di dover tenere in mano per tutta la durata del colloquio - che può durare anche un’ora - il proprio device (oltre a rischiare di muovere troppo l’immagine durante la call).

Open in web o download su pc o smartphone

Se usate sistemi come Zoom avrete la possibilità di scaricare l'app sul vostro dispositivo. Fatelo: lavorare in locale è meglio che farlo esclusivamente tramite una pagina web in cui accedere una volta iscritti al servizio.

Microfono e videocamera

A questo punto, sempre prima del colloquio, è utile che facciate un sound check e un video check, vale a dire assicurarvi che il vostro microfono funzioni e altrettanto faccia la camera che vi inquadrerà. Non dovete essere ingegneri informatici: una volta scaricato il programma di chiamate online, sarà lui stesso ad aprire queste funzioni e a chiedervi di verificare che sia tutto ok. A tale proposito: durante il colloquio potreste essere in call non con un solo recruiter, ma con più persone. Dovete lasciare sempre il video accesso - a meno che per problemi di connessione lenta e siate costretti a rinunciare all’inquadratura live - ma fate attenzione se lasciate acceso il microfono quando non siete voi a parlare: se non siete soli a casa o un ambiente silenzioso, i rumori di sottofondo - come lo scarico di un bagno - potrebbero essere sentiti da tutti.

Cuffiette vs Stereo

In genere poi per sostenere la call è meglio munirsi di cuffiette con microfono, di quelle in dotazione solitamente con lo smartphone. Questo permette di isolare il suono e ridurre al minimo il riverbero che a volte può prodursi durante le video-chiamate.

Chat e finestre di dialogo

I programmi di meeting hanno anche una finestra laterale che funziona da chat per scambiarsi messaggi con i partecipanti alla call. Fate attenzione a questa funzione, potreste ricevere in quel canale link a documenti, messaggi o altre informazioni durante il colloquio di cui è bene tenere traccia. O al contrario, potreste utilizzarla ad esempio per inviare il portfolio di un progetto che avete realizzato e che calza bene come esempio di obiettivo da voi raggiunto in passato e da portare come prova della vostra competenza.

Condividi schermo

Difficilmente dovrete attivare questa funzione durante i colloqui online, ma è bene capire in cosa consista. Gli strumenti di video call permettono di condividere con gli schermi degli altri partecipanti alla chiamata lo schermo del proprio pc o device. In genere questa funzione è utile quando ad esempio si debba far vedere all’altra persona il percorso da fare su un sito web, un progetto online e via dicendo. Ma condividere lo schermo significa far vedere tutto quello che c’è di aperto in quel momento sul proprio pc, compreso il profilo facebook, le email o chat imbarazzanti. Ecco, meglio evitare tutto questo e assicurarsi di aver chiuso ogni programma o sito prima di attivare la funzione.

Le dritte da seguire durante il colloquio online

E ora veniamo alle regole di comportamento, più note come errori da non fare quando si sostengono dei colloqui online di lavoro tramite Skype e tools similari. 

1. Lo sfondo - Curare l’ambiente che viene inquadrato è fondamentale. Se avete possibilità, scegliete una scrivania che abbia sullo sfondo una libreria o al massimo una parete molto sobria. L’essenziale è che il contesto sia ordinato, semplice e non caotico. Ma soprattutto, evitate di fare il colloquio in bagno o in un bar. Se proprio non potete scegliere, optate per uno sfondo virtuale. Programmi come Zoom ad esempio permettono di caricare un’immagine fissa. Qui potete trovare una selezione davvero professionale.

2. La luce - Uno dei problemi più comuni è quello dell’illuminazione che incide sulla qualità dell’immagine durante la call conference. Per non sbagliare è meglio non mettersi mai con le spalle a una finestra: la luce deve sempre essere laterale o al massimo frontale.

3. Trucco e parrucco - Anche se siete a casa, cercate di presentarvi al meglio senza far vedere di essere appena scesi dal letto. Lo stesso vale per l’abbigliamento: banditi tute e pigiama, meglio anche solo una t-shirt con sopra una giacca. Vestitevi integralmente, anche perché il rischio di dimenticare di essere in mutande può far commettere "errori fatali" (ad esempio alzarsi nel bel mezzo della call per recuperare un appunto - approfondisci qui).

4. Tono di voce e sguardo - Dal momento che non possiamo vederci fisicamente, molto del linguaggio non verbale viene a perdersi - la gestualità, la postura, ecc.. - e tutto il successo della comunicazione si basa sul volto e sulla voce. Senza forzare troppo, cercare di distendere il volto e di avere uno sguardo rilassato - nei limiti del possibile e dell’emozione. Controllate la postura, che dovrà essere ben eretta, senza chinare il capo. E poi la voce: parlate con un tono deciso, non sottovoce, e senza mangiarvi le parole. Tenete anche conto del ritorno in audio: date cioè al recruiter la possibilità di ascoltare il messaggio con quel secondo e mezzo di ritardo che in genere caratterizza le connessioni e le call online.

5. Nessuna distrazione - La tentazione di aprire la pagina Facebook durante il colloquio, specie quando a parlare è il recruiter o sono altri selezionatori, è forte ma è da evitare. Così come smanettare sul proprio cellulare durante l’intervista. Sono segni di disattenzione e scarsa concentrazione che possono farvi bocciare.

6. Prepararsi alle domande - Il fatto che il colloquio sia virtuale non significa sia meno importante di una selezione in carne e ossa. Quindi, meglio studiare bene l’azienda o il settore in cui opera prima dell’intervista, e magari segnare su un foglio un elenco di temi o punti che sappiamo essere potenzialmente oggetto di domande - banalmente, avere il proprio cv sott’occhio è utile quanto avere un pezzo di carta e una penna a portata di mano per segnare dati o elementi forniti dai recruiter per sostenere una piccola prova o risolvere un problema in tempo reale.

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